Proces 'Agenderen in de nieuwe vergaderstructuur'

Proces ‘Agenderen in de nieuwe vergaderstructuur’
het begint met een LTA

Tijdens de Statenconferentie (juni 2013) heeft Provinciale Staten de ambitie gedeeld om meer werk te maken van haar agenderende (kaderstellende) bevoegdheid. Hierbij is het werken met een strategische Lange Termijn Agenda (LTA) onderkend als een belangrijk kaderstellend agenderingsinstrument.  

De driehoek vertaalde deze gedeelde ambitie in een implementatietraject. Dit zal plaatsvinden in het eerste kwartaal van 2014. Hierover wordt overlegd met het seniorenconvent, het college, de directie en het MT. Onderwerp van gesprek is onderstaand ‘praatplaatje’, dat aan de basis staat van het procesontwerp ‘agenderen in de nieuwe structuur’.

 snap.2013

Hoe vindt agendering plaats via verschillende agenderingsinstrumenten?
De Lange Termijn Agenda (LTA) is het strategisch agenderingsinstrument: hierop worden die onderwerpen geplaatst waarvan PS vindt dat zij meer aandacht verdienen (in tijd, agenderingsvorm, middelen). Het daadwerkelijk agenderen vindt plaats door onderwerpen te plannen middels de Lange Termijn Planning (LTP). Uit deze planning worden de agenda’s voor de commissies en PS samengesteld.

Er zijn natuurlijk meer pijlen te trekken in dit plaatje: de commissie kan ‘bottum-up’ bepalen dat zij vindt dat een onderwerp geagendeerd moet worden, bijvoorbeeld naar aanleiding van een toezegging, de beantwoording van een vraag door het college enz. De commissieagenda kan dus ook de Lange termijn Planning beïnvloeden.

RvO
De Reglementen van Orde gaan uit van een agenda die in meerderheid tot stand komt. Wat zijn de mogelijkheden om een stuk voor versnelde agendering in aanmerking te laten komen (een ‘hamerstuk’) , en hoe moet zo’n stuk worden aangeleverd?  Stelt het presidium de conceptagenda van alle commissies vast, of heeft de voorzitter van de commissie mandaat - namens het presidium - om de conceptagenda aan de commissie voor te leggen?

Het goed beschrijven van deze pijlen en de daarbij behorende agenderingsprocessen is een uitdagende klus. Bij het beschrijven van deze agenderingsinstrumenten worden ook de rollen en taken van de betrokken partijen; de ambtelijke organisatie, de Statengriffie, de agendacommissie, het presidium en het seniorenconvent in beeld gebracht.

Voor deze en andere vragen rondom de agendering en de stukkenstroom is tot het einde van het jaar een procesbeschrijver aangetrokken, Maarten ter Hoeve (bureau Necker en Naem).  Maarten interviewt momenteel de belangrijkste betrokkenen in dit proces.