Samen anders vergaderen

de samenwerking verdiept

Op 9 januari sluit de Statengriffie de communicatiecampagne ‘Samen anders vergaderen bij PS’ af met een ‘broodje serieus’ voor de ambtelijke organisatie. De campagne is opgezet om de organisatie mee te nemen in de nieuwe vergaderstructuur van Provinciale Staten. In eerdere nieuwsbrieven werd hieraan al aandacht besteed.

Even voorstellen: Jaqueline Léon
In het vormgeven van de communicatiecampagne is steeds samen opgetrokken met de ambtelijke organisatie in de persoon van Jacqueline Léon, de ambtelijk secretaris in het college.

De veranderingen die samenhangen met de nieuwe vergaderstructuur brengen ook voor het college en de ambtelijke organisatie wijzigingen met zich mee. Met name de ontwikkelingen op het gebied van ‘agenderen in de nieuwe structuur’ hebben consequenties voor aanlevertermijnen en derhalve het plannen van de ambtelijke werkzaamheden. Bij het ontwerpen van de processen voor het werken met een strategische Lange Termijn Agenda (LTA), de Lange termijn Planning (LTP) en de commissieagenda, wordt dan ook samengewerkt met de ambtelijke organisatie. De eerste ervaringen met de samenwerking ten aanzien van de LTP geven aanleiding tot optimisme. 

We hebben Jacqueline Léon gevraagd wat de samenwerking zoals die nu is ingezet volgens haar kan opleveren. Voordelen die zij noemt zijn:

  • het vergroten van de bewustwording bij de stellers van stukken over het achterliggende proces; en hun aandeel in het soepel doorgeleiden van stukken in de stukkenstroom;
  • het stimuleren van de coördinatie van de planning door verschillende afdelingen zodat evenwichtige   agendering wordt bevorderd en
  • wederzijdse kennis en  begrip over procedures en aanlevertermijnen 

Jacqueline staat niet alleen in het begeleiden van de stukkenstroom, per afdeling zijn vertegenwoordigers aangewezen die de agendering coördineren. Dit zijn: Karin IJssel (afdeling R&M), Laetitia Vos (concernprojecten), Margreet Ramaker (afdeling ES),  Olaf Gähler (afdeling PME).

Naar de mening van Jacqueline heeft het werken met deze afdelingsvertegenwoordigers een meerwaarde. De afdelingsvertegenwoordigers hebben zicht op wat er ‘in de pijplijn’ zit op middellange en langere termijn. Hierdoor wordt het mogelijk om de Lange Termijn Planning steeds pro-actiever in te vullen. Bovendien kunnen genoemde vertegenwoordigers als schakel fungeren tussen ambtelijke organisatie en Statengriffie. Zij kunnen een vraagbaak zijn ten aanzien van werkwijzen en procedures.

In het eerste kwartaal van 2014 werken we de processen omtrent deze samenwerking verder uit.