Uit het presidium: actief en visueel informeren

Het presidium gaat via de Statengriffie actiever en visueel communiceren naar de ambtelijke organisatie over het toetsingskader, de normen en de processen van de stukken PS. De griffie zet daarvoor het nieuwe intranet van de provincie in.

Actief informeren
Door actief te communiceren over de normen, de processen en het toetsingskader kunnen collega ambtenaren eenvoudig informatie inwinnen over:

  • waar moet mijn voorstel aan voldoen
  • wat zijn de deadlines voor het aanleveren van mijn voorstel
  • hoe moet ik een mededeling aanleveren
  • wat doen het presidium, de Statengriffie en Provinciale Staten

Animaties ter introductie
Hoe communiceer je deze normen, processen en het toetsingskader op een aantrekkelijke wijze? De Statengriffie koos hiervoor animaties als introductie en opmaat naar de uitleg over de werkprocessen. Drie animaties over:

Visualiseren processen
Alle (werk)processen van de Statengriffie zijn in een AO (administratieve organisatie) beschreven. De volgende stap is het visualiseren van deze processen op het intranet.  

Zo wordt de AO een werkbaar als ‘how to’ document voor zowel de ambtenaren als de griffie.

Lean and mean
Deze laatste stap in het herijken van de ‘going concern’ processen van de Statengriffie heeft geleid tot meer efficiency en duidelijkheid over de werkafspraken. Ook zijn hiermee de vraagstukken over proceseigenaarschap en achtervang afgehecht. De griffie is met het afronden van dit project (naar verwachting per februari 2015) ‘lean and mean’ georganiseerd.