4f. Terugblik eerste ronde nieuwe vergaderstructuur

Terugblik eerste ronde nieuwe vergaderstructuur
Het presidium blikte terug op de eerste commissievergaderingen in de nieuwe vergaderstructuur.

Een aantal aandachtspunten passeerden de revue:

  • De vergaderingen duren relatief lang en kunnen efficiënter worden ingericht;
  • Veel presentaties, waardoor de beeldvormende agendapunten onevenredig veel tijd in beslag nemen;
  • De presentaties zijn te lang;
  • De voorzitters kunnen strakker voorzitten en meer regie voeren en
  • De overgang van beeldvorming naar oordeelsvorming bij onderwerpen, zoals de IFA-projectideeën, is onvoldoende helder.

Ook zijn door het presidium conclusies geformuleerd:

  • Mondelinge mededelingen van portefeuillehouders worden vooraf door de Statengriffie geïnventariseerd;
  • Bij het vaststellen van de agenda (aanvang van de vergadering) inventariseert de voorzitter, welke fracties een rondvraag wensen te stellen om zo de tijd beter te kunnen inschatten;
  • Bij een beperkte agenda, kan het aanvangstijdstip van een commissievergadering worden aangepast;
  • De nummers van de voorgestelde af te voeren moties en toezeggingen worden op de agenda vermeld. De commissieleden kunnen zich hierdoor bij de voorbereiding van de vergadering een oordeel vormen;
  • Het inlassen van een pauze is ter beoordeling aan de voorzitter;
  • Besluitvorming over ordekwesties, agendering van onderwerpen en het commissieadvies over Statenvoorstellen vindt plaats op basis van de meerderheid van de aanwezige commissieleden of diens plaatsvervangers. De voorzitter legt het  commissieadvies over Statenvoorstellen expliciet ter besluitvorming voor;
  • Beeldvormende – en oordeelsvormende agendering van een onderwerp in één en dezelfde vergadering blijft een uitzondering. De portefeuillehouder dient het presidium schriftelijk en gemotiveerd tot een dergelijke behandeling te verzoeken en
  • De afspraak dat presentaties maximaal 10 sheets mogen bevatten, wordt herbevestigd.

Uitgangspunt is geen ander overleg te plannen tussen de commissievergaderingen Bestuur & Samenleving en Ruimte & Leefomgeving om een eventuele uitloop van de commissie Bestuur & Samenleving mogelijk te maken.