Bijgevoegd: agenda en LTP fractievoorzittersoverleg

Aanleiding:
In het seniorenconvent van 25 mei 2022 heeft u besloten regioadvisering samen met gemeente Almere en gemeente Lelystad vorm te geven welke in het fractievoorzittersoverleg van 19 juli 2023 is geëvalueerd en de pilot met een jaar is verlengd.

In afronding van de pilot is in bijgaand plan van aanpak uiteengezet hoe strategische regioadvisering vorm krijgt in de nieuwe fase.

Bespreekpunten:
- Kennis te nemen van het plan van aanpak waarin drie sporen zijn beschreven:
   o Borging van de resultaten en leerpunten uit de pilot;
   o Verdere doorontwikkeling van strategische regioadvisering;
   o Het opschalen naar andere samenwerkingsverbanden en partners.
- Kennis te nemen van het voornemen om de regioadvisering onderdeel te maken van het griffiejaarplan en te betrekken in de reguliere planning & control cyclus

Bijlage 03: Plan van Aanpak structurele borging strategische regioadvisering #3291648

Aanleiding:
Provinciale Staten hebben 13 december 2023 besloten de opdracht aan EY accountants voor de levering van accountantsdiensten met één jaar te verlengen, voor boekjaar 2024. De overeenkomst met EY accountants voorziet nu nog in één verlengingsoptie van een jaar (boekjaar 2025). Voorafgaand aan een opdrachtverstrekking voor de controle van boekjaar 2025, dient een afweging gemaakt te worden of het wenselijk is om de opdracht aan EY accountants te verlengen of om een nieuwe aanbesteding te organiseren.

Om de wenselijkheid van aanbesteding accountantsdiensten te beoordelen heeft de commissie Planning & Control een evaluatie van het huidige contract met EY accountants en een marktconsultatie uitgevoerd. Het resultaat van de evaluatie en marktconsultatie heeft geresulteerd in bijgevoegd advies.

Bespreekpunten:
- Te starten met een Europese aanbesteding van accountantsdiensten voor de controle vanaf boekjaar 2025.
- Het programma van eisen voor te bereiden voor aanbesteding en aan Provinciale Staten voor te leggen ter vaststelling.

Bijlage 04: Memo Advies commissie P&C aanbesteding accountantsdiensten #3290223

Aanleiding:
De werkgroep routekaart PS heeft, mede op grond van de opbrengst van de Statenconferentie van 3 en 4 april 2024, voorstellen geformuleerd voor het onderdeel ‘passende vergaderorde’. Deze voorstellen kunnen worden door vertaald in het Reglement van Orde, dan wel in een op te stellen gedragscode. Alle voorstellen betreffen onderwerpen waarvoor de Staten, zonder inbreuk te doen op enig wettelijk recht, onderling afspraken kunnen en mogen maken.

Bespreekpunten:
1) Voor een passende vergaderorde per thema een keuze te maken uit de voorgestelde varianten en de sub keuzes binnen de varianten;
2) De griffie te verzoeken deze door te vertalen naar een aanpassing van het Reglement van Orde dan wel een op te stellen gedragscode.

Bijlage 05: Memo advies werkgroep routekaart #3251740
Bijlage 06: Tabel uitkomsten Statenbijeenkomst Urk 15-11 met overzicht aanbevelingen #3199101

Aanleiding:
Een aantal Statenleden en burgerleden heeft overleg gehad op 11 oktober 2023, op 24 januari 2024 en op 17 april 2024 over het betrekken van jongeren bij de (Flevolandse) politiek. De deelnemers van dit jongerenoverleg hebben aangegeven graag als werkgroep verder te willen gaan.

Bespreekpunten:
1) Akkoord te gaan met de opdracht van de werkgroep ‘vergroten politieke jongerenparticipatie'
2) Akkoord te gaan met agendering aan de hand van bijgevoegd statenvoorstel in PS van september 2024

Bijlage 07: Statenvoorstel instellen werkgroep vergroten politieke jongerenparticipatie #3270328
Bijlage 08: Opdracht werkgroep vergroten politieke jongerenparticipatie #3227882

Aanleiding:
Mede op basis van een brief van Omroep Flevoland heeft het Fractievoorzittersoverleg op 27 september 2023 besloten dat het persprotocol herijkt moet worden. Het persprotocol dateert van 2019 (besproken in seniorenconvent 29 mei 2019). Met de start van de nieuwe statenperiode is het een natuurlijk moment om over te gaan tot herijking van het persbeleid zodat deze aansluit bij de zienswijze van de nieuwe Staten.

Bespreekpunten:
In te stemmen met het bovenstaande advies van de griffie ten aanzien van:
-  Intrekking van het huidige Persprotocol;
- Opzetten van een periodiek overleg met de pers;
-  Afspraken op basis van vertrouwen;
- Gastvrijheid;
- Escalatiemodel voor onvoorziene situaties;
- Flexibiliteit bij bijzondere gelegenheden.

Bijlage 09: Memo intrekken persprotocol en het maken van nieuwe afspraken met de pers #3285751

Aanleiding:
Zomerreces (week 30 t/m 35)

Bespreekpunten:
Kennis nemen van de bestaande afspraken ten aanzien van het zomerreces en spoed

Bijlage 10: Memo zomerreces en spoed #3278940

Aanleiding:
In 2023 heeft de Statengriffie een visie opgesteld met als titel ‘Politiek aan het roer’.  Met deze visie geeft de Statengriffie invulling aan haar missie ‘Ruimte voor de politiek’. In hoofdstuk 7, getiteld 'Gezag door transparantie', wordt de kwestie van onvoldoende transparantie in de besluitvorming besproken. Het achterhalen en controleren van het besluitvormingsproces kan vaak moeilijk zijn. Door het besluitvormingsproces transparanter te maken, kunnen politici hun gezag vergroten. Dit stelt burgers in staat om zelf te zien dat beslissingen op een eerlijke en efficiënte manier worden genomen. In januari 2024 is een projectleider aangesteld met als opdracht om te verkennen welke mogelijkheden er zijn om de informatievoorziening  binnen de Statengriffie en Provinciale Staten, te verbeteren. Ook zal er met het project invulling worden gegeven aan de motie ‘Verlagen werkdruk Statenleden en burgerleden’, aangenomen op 13 juli 2022.

Bespreekpunten:
- Kennisnemen van de stand van zaken
- Overwegen of u een klankbordgroep informatievoorziening nuttig acht, later dit jaar

Bijlage 11: memo voortgang informatievoorziening Statengriffie #3290644