Toelichting:
Zie https://flevoland.langetermijnagenda.nl/. Met dit werkinstrument (met disclaimer) kan er gepland, geprioriteerd en geëvalueerd worden.

Ter bespreking:
1. Welke onderwerpen, bijvoorbeeld op basis van de uitwerking van het coalitieakkoord, kunnen op de lange termijn agenda worden gezet. Dit om het proces van agendering te faciliteren en de voorbereidingen voor de Staten beter te ondersteunen (bijv. met werkbezoeken). De ambitie is om tenminste 1 jaar vooruit te kijken.
2. Werkbezoek OFGV (nav toezegging PS 27-09).

Toelichting:
Ter kennisname het overzicht met aandachtspunten t.a.v. de kwaliteit van Statenvoorstellen en memo’s. De Procedurecommissie constateert regelmatig dat dicta van Statenvoorstellen niet goed geformuleerd zijn (onjuist, onduidelijk, moeilijk amendeerbaar). In memo’s beeldvorming is de voorgestelde behandelwijze soms onduidelijk en soms ontbreken bij de mededelingen de context (kop/staart). Na de PC-vergaderingen ontvangt de behandelend ambtenaar een terugkoppeling met het verzoek tot aanpassing. GS krijgt per vergadering inzicht in de concept-besluitenlijst van de Procedurecommissie (wordt gepubliceerd). De constateringen van de PC worden verzameld in bijgevoegde lijst.
Er is recent een ambtelijke werkgroep gestart om een aantal verbeteringen aan te brengen in de GS-stukken (en in het verlengde daarvan de PS-stukken die vanuit GS worden doorgezet).
Dit mede naar aanleiding van de wekelijkse reactie van de griffier aan de secretaris op de GS-bundels elke week, maar ook vanwege wensen van de nieuwe bestuurders en gewijzigde wettelijke verplichtingen. De Procedurecommissie heeft aangegeven dat zij geconsulteerd wil worden over de aanpassing van het format Statenvoorstel.

Ter bespreking:
Investeren in de kwaliteit van de voorstellen & aandacht voor verzoek tot aanpassingen.

Toelichting:
Hoe is het de afgelopen maanden gegaan? Wat zijn de ervaringen geweest t.a.v.:
- Samenwerkingsverbanden aan het begin van de agenda, en om & om in de commissies (blijft maatwerk in geval van insprekers, externe gasten etc. ).
- Beeldvorming zonder actieve rol portefeuillehouders
- Interactieve beeldvormende sessie programmabegroting

Ter bespreking:
Ervaringen uitwisselen.

Ten aanzien van het overleg tussen GS en de Procedurecommissie op 18 december aanstaande, worden de door het college voorgestelde agendapunten die geen doorgang vonden tijdens het vorige overleg, opnieuw ter agendering voorgesteld.

Toelichting:
Het college verzoekt dit vaste agendapunt op de commissieagenda’s vooraan op de agenda te plaatsen. Dit voorkomt het lang wachten door gedeputeerden als dit aan het einde op de agenda wordt geplaatst en zij geen andere onderwerpen in de betreffende commissievergadering hebben.

Toelichting:
Het college heeft ervoor gekozen om PS in beslotenheid mondeling te informeren over deze ontwikkeling. Het leek dit de gedeputeerde beter dan enkel via schriftelijke informatie (deze volgt nog in de vorm van een geheime mededeling). Hij wil op deze wijze van informatievoorziening graag reflecteren omdat verzoeken voor een mondelinge sessie met PS niet altijd (ruim) van te voren kunnen worden voorzien en ingepland.

Toelichting:
Het college constateert dat spoed zaken van GS naar PS tijdens het zomerreces niet altijd met spoed naar PS worden gecommuniceerd, ondanks de piket dienst van de griffie. Er is behoefte de afspraken hierover te bespreken.

Toelichting:
Het college is verzocht een tafeltjessessie t.b.v. de Programmabegroting 2024 te organiseren. Gezien de ervaringen uit het verleden met dergelijke tafeltjessessies (weinig aanwezige statenleden en grote ambtelijke inzet en aanwezigheid), heeft GS twijfels bij deze werkvorm. Daarom graag ter bespreking.

Ter bespreking:
De besluitenlijst van 17 juli 2023 vast te stellen.

Volgend overleg (volgens het vergaderschema):
-25 maart LTP overleg college: 18.30 - 19.30 uur (aansluitend regulier overleg Procedurecommissie tot 20.30 uur).

Na afloop gaat de PC verder met haar reguliere agenda om o.a. de Statencommissies van januari voor te bereiden.