Aanleiding:
Het Seniorenconvent heeft op 20 april 2022 de Statengriffier de opdracht gegeven tot het realiseren van het Projectplan Verkiezingen 2023. Onderdeel van het projectplan is het uitvoering geven aan een politiek neutrale opkomstcampagne. In voorliggende notitie worden de mogelijke opties voor de omvang en invulling van de campagne voorgelegd. Vanuit de expertise van de externe projectleider op het gebied van marketing en communicatie en de begeleidingscommissie als klankbordgroep, geven we graag duidelijk adviserend richting in de te voeren campagne. Na keuze door het seniorenconvent wordt een plan van aanpak uitgewerkt en uitgevoerd.

Bespreekpunten:
a)      De uitgangspunten bij de ontwikkeling en uitrol van de verkiezingscampagne te onderschrijven

b)      Een keuze te maken voor een campagne aanpak:

        a.       Focus op online campagne (geadviseerde aanpak)

        b.       Focus op fysiek campagne

Aanleiding
Het Seniorenconvent heeft op 20 april 2022 de Statengriffier de opdracht gegeven tot het realiseren van het Projectplan Verkiezingen 2023. Onderdeel van het projectplan is een Introductieprogramma voor de nieuwe Staten(periode) te ontwikkelen.

Bespreekpunten
a)      Akkoord te gaan met de drie basisuitgangspunten (Doel, Aanpak, Planning) voor het introductieprogramma.

b)      Aan te geven of u kunt instemmen met de programmering van het introductieprogramma, voor “Praktijk & Training” (uitgangspunt 4) en met de voorzet voor de programmering voor “Inhoud” (uitgangspunt 5).

Aanleiding
Op 11 oktober 2022 is in de Eerste Kamer het wetsvoorstel ‘Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur’ aangenomen. Dit wetsvoorstel voorziet in een aanvulling van de waarborgen ten aanzien van bestuurlijke integriteit. Onder andere door wijziging van de Provinciewet. Onderdeel van de wijziging is de geheimhoudingsregeling zoals die is opgenomen in de huidige artikelen 25, 55 en 91 van de Provinciewet. De ingangsdatum van de Wet wordt via nog te nemen Koninklijk Besluit bepaald.

Bespreekpunten
a)      Kennis te nemen van de wetswijziging in de Provinciewet met betrekking tot het bekrachtigen en opheffen van geheimhouding.

b)      Over te gaan tot het voorbereiden van een statenvoorstel ter wijziging van het reglement van orde met betrekking tot paragraaf 7: Beslotenheid en geheimhouding.

c)     Uit te spreken over de voorkeursopties tot agendering van geheimhouding in de Statenvergaderingen.

Aanleiding:
Op 15 maart 2023 vinden de Provinciale Statenverkiezingen plaats. Na de verkiezingen leveren de Statenleden en burgerleden uit de afgelopen Statenperiode hun iPad in en de nieuw geïnstalleerde Statenleden en burgerleden ontvangen nieuwe apparaten. De Statengriffie heeft de afdeling Informatievoorziening (IV) gevraagd een advies uit te brengen ten aanzien van het meest geschikte apparaat om ter beschikking te stellen, waarbij er rekening wordt gehouden met de functionele behoeften van de gebruikersgroep.

Bespreekpunten:
Ter vervanging van de iPad voor de nieuwe Provinciale Staten in 2023 een keuze te maken -en akkoord te gaan met bijbehorende kosten- uit de volgende opties:

a)      iPad Air, biedt nagenoeg dezelfde functionaliteiten als de huidige iPad en is de voordeligste optie

b)      iPad Pro 11, de actuele versie van de huidige iPad

c)       iPad Pro 12,9, biedt een groter scherm t.b.v. tekstverwerken en is de kostbaarste optie

Aanleiding
De brief van GS aan PS en procedurecommissie van 7 april 2020 (#2576870) en het statenvoorstel ‘Van Lange Termijn Planning naar Strategische Agenda’ (#2509424) zijn het vertrekpunt van deze notitie. Beslispunt 5 uit het genoemde statenvoorstel luidde: ‘een onderzoek te starten naar een digitale toepassing van de strategische agenda LTA (dashboard) waarbij de staten beschikken over een actueel, slagvaardig  en transparant digitaal sturingsinstrument.‘ Het statenvoorstel bevat in paragraaf 5 Digitaal Dashboard al enige concrete suggesties. Uw griffie en de ambtelijke organisatie hebben in de afgelopen periode de voor- en nadelen verkend en komen in onderhavige memo met een nader voorstel om te experimenteren.

Bespreekpunten
Hoe staan de fractievoorzitters tegenover een experiment voor de verdere realisatie van een strategische sturing aan de hand van een agenda en monitor voor PS  volgens de volgende te onderscheiden stappen:

a)      Agendering:

De agendering van de strategische thema’s inzichtelijk maken via een openbare digitale Lange Termijn Agenda.

b)      Monitoring:

Voor de monitoring van de strategische agenda naast de P&C-cyclus gebruik te maken van Feitelijk Flevoland, een bestaand instrument voor onder meer de Omgevingsvisie. Op grond van o.a. deze monitor kunnen Statenleden wensen voor agendering kenbaar te maken.

c)       Gesprek:

De P&C-cyclus als basis te gebruiken om de agendering van de strategische thema’s tussen de procedurecommissie en het college te bespreken en deze aan te vullen met agenderingsverzoeken vanuit de Staten.

d)      Vervolg:

In aanloop naar de Programmabegroting 2024 verdere ervaring op te doen met de openbare digitale Lange Termijn Agenda en de monitoring via de P&C cyclus en Feitelijk Flevoland. Op basis van deze ervaring zich medio 2023 uit te spreken over mogelijkheden om de strategische sturing te optimaliseren (optimalisatie agendering, monitoring en gesprekken)

Aanleiding
De tijdelijke wet die digitaal vergaderen door decentrale overheden mogelijk maakte, kwam op 1 juli 2022 te vervallen. De Tweede Kamer wilde die tijdelijke wet niet voor de twaalfde keer op rij verlengen. Wat is de stand van zaken van het permanente wetsvoorstel? Hoe te handelen wanneer er dit jaar opnieuw een uitbraak van corona besmettingen plaatsvindt?

Bespreekpunten
Kennis nemen van de stand van zaken Wet digitaal vergaderen decentrale overheden

Aanleiding:
In het seniorenconvent van 28 april 2021 is een advies besproken ten aanzien van instellen van een commissie P&C (2741002). Het advies luidde:

a)      een gesprek te organiseren met GS over de invulling van de P&C cyclus;

b)      de procedurecommissie verzoeken het gesprek onder a) door te vertalen naar de financiële agenda;

c)       bespreek de gewenste rol van de accountant en hoe hieraan invulling te geven;

d)      vertaal de financiële agenda naar een agenda voor ontwikkeling d.m.v. o.m. statenacademies;

e)      organiseer een vervolg op de statenacademie van februari 2020.

Bespreekpunten:
a)      Een herijking op de Planning & Control-cyclus door opvolging te geven aan het advies “uitkomsten rondvraag over Auditcommissie” behandeld in het seniorenconvent van 28 september 2021 om in gesprek te gaan over;

                 a.       de invulling van de P&C cyclus;

                 b.       de invulling van het opdrachtgeverschap van de accountant; en

                c.       het continue investeren in de kennisdeling bij Statenleden.

b)      Een Statenvoorstel voor de PS van 13 december voor te bereiden voor het instellen van een “Werkgroep P&C”.

c)       De Werkgroep P&C de opdracht mee te geven om te komen tot een herijking van de Planning & Control-cyclus, een bijpassende invulling van het opdrachtgeverschap van de accountant en een continue investering in kennisdeling bij Statenleden en deze aan Provinciale Staten voor te leggen.

d)      Een vertegenwoordiging van de Staten te laten deelnemen in de Werkgroep P&C, de werkgroep te laten bij staan door de Statengriffie en de accountant en gedeputeerde Hofstra en ambtelijke specialisten op het gebied van Planning & Control uit te nodigen bij de bespreking van de P&C cyclus.

e)      Aan te geven wie belangstelling heeft voor deelname in de Werkgroep P&C.