Privacy

Provinciale Staten Flevoland en de griffie vinden het belangrijk om goed met uw persoonsgegevens om te gaan. Daarom houden we ons aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). 

Privacyverklaring

Deze privacyverklaring legt uit hoe wij – Provinciale Staten Flevoland en de griffie - uw gegevens verwerken en beschermen. Hoe de privacy geregeld is voor zaken waar de Provincie Flevoland over gaat leest u in de privacyverklaring van Provincie Flevoland. 

Wat is de AVG?

De AVG is een wet die bepaalt hoe organisaties met persoonsgegevens moeten omgaan. Ook regelt de wet welke rechten u heeft. De provincie moet zich aan deze wet houden. Alles wat wij met uw gegevens doen valt onder ‘verwerken’. Denk hierbij aan: 

  • verzamelen, vastleggen en opslaan, 
  • gebruiken en aanpassen, 
  • beveiligen en doorgeven. 

Uw rechten 

Volgens de AVG heeft u de volgende rechten: 

  • Inzage: u mag zien welke gegevens wij van u hebben. 
  • Correctie: u mag uw gegevens laten verbeteren of aanvullen. 
  • Verwijderen: u mag vragen om uw gegevens te laten wissen. 
  • Beperken: u kunt vragen of wij uw gegevens tijdelijk minder gebruiken. 
  • Bezwaar: u mag bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens. 
  • Overdragen: u kunt uw gegevens laten overdragen aan uzelf of een andere organisatie. 

Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten? Neem dan contact op met de griffie. 

Waarom verwerken wij uw gegevens? 

Wij gebruiken uw gegevens alleen als dat nodig is en als de wet dit toestaat. Bijvoorbeeld in de volgende gevallen: 

  • als u vragen aan Provinciale Staten of de griffie stelt bijvoorbeeld via de website en e-mail, 
  • als u zich inschrijft voor de nieuwsbrief, 
  • als u inspreekt, 
  • als u een E-petitie ondertekent. 

Maar ook: als u een openbare vergadering bezoekt op het provinciehuis is de kans groot dat u in beeld komt. Wij maken namelijk opnames van alle openbare vergaderingen en zenden deze live uit. Ook wordt het provinciehuis beveiligd door middel van cameratoezicht. 

Welke persoonsgegevens verwerken wij? 

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:  

  • Naam; 
  • Email-adres; 
  • Beeld- en geluidsopnamen 

Wij gebruiken uw naam en mailadres zodra u ons een vraag stelt, een e-petitie indientof zich inschrijft voor de nieuwsbrief.  

Voor een e-petitie zijn minstens 100 handtekeningen van Flevolanders nodig die mogen kiezen. Wij controleren aan de hand van de contactgegevens of de mensen die de petitie ondersteunen in Flevoland wonen en 18 jaar of ouder zijn.

Als u inspreekt tijdens een vergadering, dan komt u op beeld.  

Hoe gaan wij om met uw gegevens? 

  • Wij gebruiken uw gegevens alleen voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen. 
  • We vragen niet meer gegevens dan strikt nodig is. 
  • Alleen medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor hun werk, mogen die inzien. 
  • Uw gegevens worden goed beveiligd en niet langer bewaard dan nodig of wettelijk verplicht. 

Op basis waarvan verwerken wij uw gegevens? 

Toestemming 

Soms gebruiken we uw gegevens als u daar toestemming voor geeft. Bijvoorbeeld als u zich aanmeldt voor een nieuwsbrief. U klikt dan op een vakje om akkoord te gaan. U mag deze toestemming altijd weer stopzetten (AVG artikel 6, lid 1, onder a). 

Taak van algemeen belang 

Als Provinciale Staten of de griffie uw gegevens gebruiken dan is dat omdat het nodig is voor hun werk. Bijvoorbeeld als u een e-mail stuurt, een formulier invult, een e-petitie indient of naar een openbare vergadering gaat. Het beantwoorden van vragen, klachten en verzoeken van burgers en het opslaan van vergaderingen hoort bij hun taken. Deze staan in de Provinciewet en zijn belangrijk voor de democratie. (AVG artikel 6, lid 1, onder e).

Gerechtvaardigd belang 

Soms gebruiken we gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang. Dat betekent dat er een goede reden voor is. Bijvoorbeeld: we hebben camera’s bij de ingang van het Provinciehuis. Dat doen we om bezoekers, medewerkers en spullen te beschermen. We hebben goed nagedacht of dit mag en of het belangrijk genoeg is, ook voor uw privacy (AVG artikel 6, lid 1, onder f).

Gegevens delen met derden 

Soms schakelen wij partijen van buiten in, bijvoorbeeld voor clouddiensten. Met deze partijen sluiten wij altijd een verwerkersovereenkomst, zodat zij ook volgens de AVG met uw gegevens omgaan.

Bewaartermijnen  

Opnames van vergaderingen van Provinciale Staten worden altijd bewaard en nooit weggegooid. Dat moet volgens de Archiefwet. Deze opnames horen bij de officiële besluiten en zijn belangrijk. Zo kan iedereen zien wat er besproken en besloten is.

Cookies 

Bezoekt u onze website stateninformatie.flevoland.nl? Dan gebruiken we SiteImprove om te zien hoe vaak de website wordt bezocht en hoe we de website beter kunnen maken. SiteImprove plaatst hiervoor een cookie op uw apparaat. Hierdoor kunnen wij zien: 

  • Welke apparaten, browsers en besturingssystemen worden gebruikt; 
  • Via welke links bezoekers op de site komen en navigeren; 
  • De zoektermen die op de site zelf worden ingevoerd; 
  • Op welke links bezoekers van de website klikken. 

Uw IP-adres wordt direct anoniem gemaakt. Dat betekent dat u als bezoeker van de website niet herleidbaar bent. Een IP-adres is een uniek nummer: het digitale adres van je apparaat, zodat het internet weet waar het zijn informatie naartoe moet sturen. 

Het cookie van SiteImprove blijft maximaal 6 dagen op uw apparaat staan. 

Datalekken 

Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kan er toch iets misgaan. Bijvoorbeeld als gegevens in verkeerde handen vallen of bij een hack. Dat heet een datalek. 

Wat gebeurt er dan? 

  • Wij onderzoeken wat er is gebeurd. 
  • Als het nodig is, melden we dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens. 
  • Als het datalek voor u een hoog risico oplevert, brengen we u direct op de hoogte. 

Ontdekt u zelf een datalek? Bijvoorbeeld doordat u gegevens van iemand anders ziet of een brief ontvangt die niet voor u bestemd is? Laat het ons weten via onze contactpagina. 

Functionaris Gegevensbescherming 

Mocht u overige vragen of een klacht hebben, dan kunt u die doorgeven aan onze Functionaris Gegevensbescherming (FG). Deze persoon ziet toe op de naleving van de AVG binnen de Provinciale Staten Flevoland. De contactgegevens van onze FG: 

De heer L. Koevoets 
E-mail: avg@flevoland.nl 
Postadres: Postbus 55, 8200 AB Lelystad 
Bezoekadres: Visarenddreef 1, 8232 PH Lelystad 

Bent u niet tevreden over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Dan kunt u ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.