Zolang de Staten na de verkiezingen nog geen besluit hebben genomen tot instelling van commissies, is een zogenaamde 'ad hoc commissie' belast met deze taken. De ad hoc commissie vergadert op dezelfde manier als een 'gewone' commissie.
De voorzittershamer tijdens een statenvergadering.
Deelname aan de integrale commissie
Elke Statenfractie bepaalt zelf door welke leden zij in een vergadering van de ad hoc commissie vertegenwoordigd worden. Per onderwerp wisselen van woordvoerder is toegestaan, zolang per fractie niet meer dan het toegestane aantal aan de vergadering deelneemt.
De integrale commissie bestaat uit een evenredige vertegenwoordiging van de zetels die de fractie in de Staten heeft (zie Reglement van orde in de bijlage, artikel 2, lid 4).
Dit betekent dat per fractie het hier onderstaande aantal leden mag deelnemen aan de vergadering/aan de tafel mogen zitten:
3 leden: Forum voor Democratie, VVD
2 leden: PVV, GroenLinks, CDA, PvdA, ChristenUnie
1 lid: SP, 50PLUS, D66, Partij voor de Dieren, SGP, DENK
Presentielijst & plek
Bij deelname aan de vergadering tekent ieder lid de presentielijst. Omdat het nu, bij een integrale commissie, kan voorkomen dat er gewisseld wordt, komt de griffie langs voor een handtekening op het moment dat er leden wisselen. Statenleden nemen plaats op hun vaste plek in de ring i.v.m. spreekkaarten bij de microfoons.
Woordvoering tijdens vergadering
Per agendapunt mag één lid per fractie het woord voeren. Daar kan een uitzondering op worden gemaakt, bijvoorbeeld bij de behandeling van de jaarstukken. Ook kunnen tijdens de vergadering fractiegenoten wisselen, waarbij niet meer dan het aantal toegestane leden mogen deelnemen/aan tafel mogen zitten.
Type agendapunten
De agenda van de integrale commissie is nog volgens de huidige werkwijze opgebouwd. Het gebruik van een nieuw vergadermodel is in beweging (dit was een onderwerp van de Statenconferentie op 5 april). Een onderwerp kan op dit moment beeldvormend of oordeelsvormend op de agenda staan.
Bij een beeldvormend agendapunt wordt veelal een presentatie gegeven. De volledige presentatie wordt de maandag voorafgaand aan de vergadering geplaatst in de GO.vergaderen app en op PS Flevoland website. In de vergadering zelf worden slechts de highlights gepresenteerd. Er is gelegenheid tot het stellen van vragen, zowel technisch/inhoudelijk als bestuurlijk aan de gedeputeerde.
Bij een oordeelsvormend agendapunt gaat u met elkaar in gesprek om tot een eigen oordeel te komen. Aan het eind van een oordeelsvormend punt besluit u of het stuk als hamerstuk of bespreekstuk op de agenda van Provinciale Staten komt.
Beslotenheid
Bij een besloten deel van de vergadering sluit de voorzitter de openbare vergadering. Vervolgens worden de volgende stappen doorlopen:
Stap 1 (Technische) handelingen
Voordat de vergadering over kan gaan in beslotenheid wordt de audiowebcast stopgezet. In de besloten vergadering mogen aanwezig zijn de voorzitter, commissieleden, de commissiegriffier en het door de griffier aangewezen griffiepersoneel, het college, de provinciesecretaris en de door de provinciesecretaris aangewezen ambtenaren. Alle anderen moeten de zaal verlaten.
Bedenk goed van te voren wie er namens de fractie binnen het toegestane aantal zetels deelnemen aan het besloten deel!
Stap 2 Afspraken maken over omgang met communicatiemiddelen
Het gebruik van digitale communicatie-instrumenten is in een besloten vergadering niet toegestaan, de IPAD moet gesloten worden en de telefoon weggelegd. Het gebruik van de microfoons is toegestaan.
Stap 3 Nadat de deuren gesloten zijn: besluit tot vergaderen met gesloten deuren
Als de deuren gesloten zijn, dient de commissie eerst het besluit te nemen tot vergaderen met gesloten deuren (art 53 RvO). Een gedeputeerde wordt om een toelichting gevraagd waarom vergaderen in beslotenheid noodzakelijk is. Dan wordt door de voorzitter gevraagd of u kunt instemmen met het vergaderen in beslotenheid.
Stap 4 Geheimhouding opgelegd door college + opleggen geheimhouding op het behandelde
Het college heeft geheimhouding op vergaderstukken gelegd. Als het stukken betreft die aan PS gericht zijn (dus stukken die via een commissie naar PS gaan), dient PS deze geheimhouding in de eerstvolgende PS vergadering ná het GS besluit te bekrachtigen. Over stukken die enkel aan de commissie zijn gericht, is bekrachtiging door PS niet aan de orde en blijft het stuk geheim. De commissie legt wel geheimhouding op de gehele (mondelinge) beraadslaging in de besloten commissievergadering. Meer informatie over het proces Geheimhouding, treft u aan in het Reglement van Orde, paragraaf 7.
Stap 5 Uitdelen stukken (bijv. statenvoorstel)
De griffie deelt de stukken uit. U ontvangt een genummerd exemplaar. Na de behandeling worden deze exemplaren weer ingenomen. Er wordt een leespauze ingelast.
Daarna begint de behandeling van het agendapunt. U mag de zaal tijdens de besloten vergadering niet verlaten. Na aanvang van het besloten deel wordt ook niemand meer tot de zaal toegelaten.
Meer informatie is te vinden in het Reglement van Orde