Vergadering : Commissie Planning & Control, 13 oktober 2023 09:00:00

Toelichting:
De heer Nieuwenhuizen is aangewezen als lid van de commissie P&C. Met het opzeggen van zijn burgerlidmaatschap is er een vacature ontstaan in de commissie. Naar goed gebruik wordt de fractie van het vertrekkend lid als eerste gevraagd om deze vacature te vervullen.

Toelichting:
Ten behoeve van de vergaderorde en effectieve voorbereiding van de agenda is aan te bevelen een voorzitter aan te wijzen.

Bespreekpunten:
- Wenselijkheid aanwijzen voorzitter
- Kandidaat voorzitter

Toelichting:
Elke commissie heeft zijn eigen vergadermomenten en frequentie. Voor de commissie Planning & Control is deze nog niet vastgelegd. 

Bespreekpunten:
- Wenselijkheid van een maandelijkse vergaderfrequentie op een woensdag anders dan een PS dag.
- Publicatie van agendabundel donderdag voorafgaand aan de commissie, exclusief eventuele concept-versies ter bespreking (passend binnen de passieve openbaarheid van de commissie).

Toelichting:
Voor de commissie zijn vijf leden aangewezen (waarvan nu één vacature). Eén van de opdrachten van de commissie is om intermediair op te treden tussen Provinciale Staten en o.a. gedeputeerden, ambtelijke organisatie en accountant. De laatstgenoemden zijn echter niet aangewezen als leden van de commissie.

Bespreekpunten:
- Op welke wijze gedeputeerden, ambtelijke organisatie en accountant worden betrokken in de commissie.

- Mogelijkheden die gedeputeerden, ambtelijke organisatie en accountant worden geboden om agendaverzoeken te doen in de commissie Planning & Control.

Toelichting:
De wijze waarop de commissie opereert en de instrumenten waarover het beschikt is niet bij verordening vastgelegd. Overweging kunnen zijn om te rapporteren, (advies)memo’s uit te brengen en statenvoorstellen voor te bereiden. Voor zover deze een informatie,- en processtroom richting de reguliere commissies (EMS/RND) raakt, dient de commissie P&C zich te verhouden tot de procedurecommissie.

 Bespreekpunten:
- Inzet van instrumentarium om uitvoering te geven aan de opdracht van de commissie.
- Gewenste afstemming met de procedurecommissie.

Toelichting:
De opdracht van de commissie is vastgelegd in het instellingsbesluit en met het statenbesluit zijn aandachtspunten aan de commissie meegegeven. De vraag kan gesteld worden of voor iedere belanghebbende helder is waarvoor de commissie P&C wel en niet is bedoeld.

Bespreekpunten:
- In hoeverre is de scope van de commissie volledig als deze zich richt op:
    a. Financiële kaderstelling
    b. P&C producten
    c. Opdracht/aanbesteding accountant
    d. Behandelwijze van bovenstaande               (kennisdeling/beeldvorming)

Toelichting
Met het instellen van de commissie is een opdracht meegeven met aandachtspunten om nader te onderzoeken. In aanvulling op de aandachtspunten is te overwegen om onderwerpen te behandelen zoals :
- De aanbesteding van de accountant (opdracht loopt na boekjaar 2023 af en is is een optie tot verlenging)
- De nota reserves & voorzieningen (cf. de financiële verordening loopt de huidige nota tot en met 2024)
- voorbereiding P&C producten
-  eventuele vraagstukken die binnen de ambtelijke organisatie spelen en waarvoor ze de commissie willen raadplegen. 

Bespreekpunten:
- Prioritering van agendaonderwerpen voor de commissie.

a. Statenbesluit - Instellen Commissie Planning & Control – Herijking Planning & Control-cyclus en opdrachtgeverschap accountant

b. Instellingsbesluit commissie Planning & Control

c. Benoemingsbesluit leden commissie Planning & Control
de heer A. Remery (BBB),
de heer M.A. Minnema (GroenLinks),
de heer W.A.P Nieuwenhuizen (VVD),
de heer C.J. Kok (JA21) en
de heer M.G.J.H. van Rooij (50PLUS)