Vergadering : Commissie Planning & Control, 22 november 2023 13:30:00

Toelichting:
De heer van der Es is 1 november jl. benoemd als burgerlid. De fractie VVD draagt hem voor als lid van de commissie Planning & Control. Zijn benoeming als commissielid is voorzien in de vergadering van Provinciale Staten van 13 december 2023. De heer van der Es is als gast aanwezig bij deze commissie.

(gast: EY accountants)

Toelichting:
In haar ambassadeursrol maakt de commissie Planning & Control kennis met EY accountants. De kennismaking heeft als doel om onderlinge verwachtingen uit te wisselen.

(gast: EY accountants)

Bijgevoegd:
#3193147 - Controleplan Provincie Flevoland 2023 (concept versie 15-11-2023)

Toelichting:
De commissie heeft als opdracht om vooraf met de accountant afstemming te voeren over de controleproducten. Afstemming vindt plaats aan de hand van het concept controleplan van EY accountants. 

Bijgevoegd:
#3193161 – Memo - Vergaderdata 2024 commissie Planning & Control

Toelichting:
De wens van de commissie Planning & Control is om een vergaderfrequentie van één keer per maand te hanteren. Voor ligt een voorstel voor vergaderdata 2024 (en één in december 2023) vast te stellen.

(Gast: Portefeuillehouder de heer Hofstra)

Toelichting:
EY accountants heeft haar tussentijdse controle op boekjaar 2023 uitgevoerd en rapporteert haar bevindingen aan Provinciale Staten via de boardletter. In formele zin rapporteert EY accountants aan Provinciale Staten als haar opdrachtgever echter de boardletter wordt ook door het college voorzien van een bestuurlijke reactie. De commissie wisselt van gedachte, over de wijze waarop de boardletter bij Provinciale Staten wordt aangeboden.

(Gast: Portefeuillehouder de heer Hofstra)

Bijgevoegd:
Statenvoorstel Statengriffie (flevoland.nl)

Toelichting:
Door het aflopen van het contract met EY accountants na de controle op boekjaar 2023, ziet de commissie Planning & Control urgentie om de opdracht te verlengen. Hiervoor is een statenvoorstel voorbereid die 22 november 2023 oordeelsvormend op de agenda staat bij de commissie EMS. Gezien de urgentie van de opdracht en de commissie pas recentelijk is opgestart, is er nog geen gelegenheid geweest om de ervaringen op te halen bij de ambtelijke organisatie en het college. De commissie kijkt samen met gedeputeerde Hofstra en een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie vooruit op de opdrachtverstrekking van 2024 en volgende jaren.

(Gast: Portefeuillehouder de heer Hofstra)

Bijgevoegd:
Motie-10-PvdD-GroenLinks-PvdA-SMART-doelen-in-de-begroting-1.pdf (flevoland.nl)

Toelichting:
Bij de behandeling van de programmabegroting 2024 in Provinciale Staten van 8 november jl. is de motie “SMART-doelen in de begroting” aangenomen. In de motie wordt de commissie opgedragen:
- In overleg te treden met de gedeputeerde financiën om te bewerkstelligen dat:
      1. in het vervolg in de Programmabegrotingen        uitsluitend wordt gewerkt met SMART geformuleerde doelen;
      2. logische indicatoren worden gekoppeld aan alle SMART geformuleerde doelen, waarmee is af te lezen of en in welke mate de doelen zijn behaald;
      3. alleen uitzonderingen op punt 1 en/of 2 zijn toegestaan als dat goed kan worden onderbouwd;
-  de Staten te informeren over de resultaten van dit overleg,

Met gedeputeerde Hofstra wordt in overleg getreden over de uitvoering van de motie.

Toelichting:
Met het instellen van de commissie is een opdracht meegeven met aandachtspunten om nader te onderzoeken. In aanvulling op de aandachtspunten zijn er diverse onderwerpen die de aandacht hebben van de commissie. De commissie wisselt van gedachte over de onderwerpen die prioriteit vragen in de bespreking. 

a. Statenbesluit - Instellen Commissie Planning & Control – Herijking Planning & Control-cyclus en opdrachtgeverschap accountant

b. Instellingsbesluit commissie Planning & Control

c. Benoemingsbesluit leden commissie Planning & Control
de heer A. Remery (BBB),
de heer M.A. Minnema (GroenLinks),
de heer W.A.P Nieuwenhuizen (VVD),
de heer C.J. Kok (JA21) en
de heer M.G.J.H. van Rooij (50PLUS)