Vergadering : LTP overleg college, 17 juli 2023 18:30:00

Toelichting:
De PC en GS overleggen éénmaal per kwartaal over aankomende besluitvormingsprocessen en de vertaling daarvan op de Lange Termijn Planning. Hierbij is het de bedoeling gezamenlijk te bekijken in hoeverre sprake is van kaderstellende momenten en toepasselijkheid van het Statenbesluit startnotities en wordt van alle onderwerpen de behandelwijze verkend. Uitgangspunt is dat alle spelers (PC, GS, PS, griffie en fractievoorzittersoverleg) een zelfde hoger liggend doel (voor Flevoland) hebben, maar deze benaderen vanuit een andere rol. Rolbepaling, rolherkenning en rolvastheid dragen bij aan professionele handelswijzen. Kortom samen plannen & vooruitkijken van de besluitvormingsprocessen en investeren in de kwaliteit van de voorstellen. Zie ook Provincie Flevoland | Procedurecommissie

Ter bespreking:
Hoe werken we samen?

Wegwijs in Vergaderschema, Stukkenstroom, BOB, Toetsingskader PC

Toelichting:

In het vergaderschema staan alle vergaderingen voor het kalenderjaar gepland. Voor de P&C producten gelden vaste momenten in het jaar. Op basis van het vergaderschema is een stukkenstroom gemaakt die duidelijk maakt wanneer stukken moeten worden aangeleverd. We hanteren het BOB-model. Om daarvan af te wijken dient een verzoek aan de PC te worden gedaan. De Procedurecommissie hanteert een toetsingskader.

Ter bespreking:
1) Vergaderschema/Stukkenstroom: Wanneer er van het vergaderschema/stukkenstroom  wordt afgeweken en/of als wordt afgeweken van de financiële verordening (P&C producten)  hierover proactief met de Procedurecommissie in gesprek te gaan i.p.v. eenzijdig te plannen.
2) Beeldvorming: voor-& nadelen bespreken van invulling door Portefeuillehouder i.p.v. ambtelijke ondersteuning.

Toelichting:
Bijgevoegd de Lange Termijn Planning (LTP). Daarnaast hebben we een nieuwe tool Thorbecke LTA Zie https://flevoland.langetermijnagenda.nl/. Dit instrument (werkinstrument met disclaimer) wordt voorzien als vervanger van de LTP. De planning wordt doorgenomen.

Ter bespreking:
1. Ontbrekende onderwerpen op de LTP:
- Horizon (n.a.v. toezegging PS 26 april)
- Klimaatplan (n.a.v. presentatie commissie 12 april -Statenvoorstel Juni 2023)
- FPLG (n.a.v. Statenvergadering 28 juni)
- Herijking van de Gemeenschappelijke Regelingen OFGV en Het Flevolande Archief als gevolg van de wijziging Wet Gemeenschappelijke Regelingen (Wgr).
- Interbestuurlijk toezicht op gemeenten- evaluatie & herijking: hoe wordt PS daarbij betrokken?

2. Hoe kunnen we, tijdens het LTP-overleg, gezamenlijk sturen a.d.h.v. de LTP, gezien ook het doel van het overleg “samen plannen & vooruitkijken van de besluitvormingsprocessen”?

Toelichting:
Bij dit vaste agendapunt op de commissievergaderingen kan het college de commissieleden informeren over relevante ontwikkelingen in de samenwerkingsrelaties IPO, MRA, Regio Zwolle, Ermelo, Harderwijk en Zeewolde (EHZ) en Samen Maken We Flevoland.
Statenleden kunnen zaken aankaarten op basis van de Lijst Ingekomen Stukken (LIS) en de beschikbare IPO-stukken (zie onderstaande link bij “ter kennisname”). Het kwam regelmatig voor dat de betreffende portefeuillehouders niet aanwezig waren om een toelichting te geven.

Ter bespreking:
Wat kunnen we doen om dit agendapunt meer tot zijn recht te laten komen?

Toelichting:
Ter kennisname het overzicht met aandachtspunten t.a.v. de kwaliteit van Statenvoorstellen en memo’s. De Procedurecommissie constateert regelmatig dat dicta van Statenvoorstellen niet goed geformuleerd zijn (onjuist, onduidelijk, moeilijk amendeerbaar). In memo’s beeldvorming is de voorgestelde behandelwijze soms onduidelijk en soms ontbreken bij de mededelingen de context (kop/staart). Na de PC-vergaderingen ontvangt de behandelend ambtenaar een terugkoppeling met het verzoek tot aanpassing. GS krijgt per vergadering inzicht in de concept-besluitenlijst van de Procedurecommissie (wordt gepubliceerd). De constateringen van de PC worden verzameld in bijgevoegde lijst.

Ter bespreking:
Investeren in de kwaliteit van de voorstellen & aandacht voor verzoek tot aanpassingen.

Ter bespreking:
De besluitenlijst van 7 november 2022 vast te stellen.

Volgend overleg (volgens het vergaderschema):
- 25 september: 18.30 - 19.30 uur (aansluitend regulier overleg Procedurecommissie tot 20.30 uur)
- 18 december : 18.30 - 19.30 uur (aansluitend regulier overleg Procedurecommissie tot 20.30 uur)

Na afloop gaat de PC verder met haar reguliere agenda om o.a. de Statencommissies van september voor te bereiden.