Vergadering : Commissie Planning & Control, 20 maart 2024 14:00:00

(Gasten: Portefeuillehouder de heer Hofstra en Hoofd expertise team Financiën)

Toelichting:
Op 28 februari 2024 heeft Provinciale Staten de “Actualisatie en wijzigen Financiële kaders in verband met invoering rechtmatigheidsverantwoording” geamendeerd vastgesteld. Deze besluitvorming is voorafgegaan door behandeling in de commissie EMS op 17 januari en 7 februari. Zowel in de commissiebehandeling als in de Statenvergadering is gerefereerd aan gesprekken die in de commissie Planning & Control hebben plaatsgevonden.

Samen met de verantwoordelijk gedeputeerde en betrokkenen vanuit de ambtelijke organisatie vindt een reflectie plaats op de rol die de commissie P&C in dit traject heeft vervuld. 

(Gast via MS Teams: EY accountants)

Toelichting:
EY accountants sluit digitaal aan voor een update van de ontwikkelingen rondom de rechtmatigheidsverantwoording.

(Gast: concerncontroller)

Toelichting:
Naast de Planning & Control-producten van de provincie zijn er ook Planning & Control-producten van verbonden partijen die de agenda van Provinciale Staten raken. De wijze van behandeling is afhankelijk van het soort verbonden partij en als aandachtspunt genoemd in de opdracht aan de commissie P&C. Behandeling van P&C producten van verbonden partijen wordt mede bepaald door de kadernota verbonden partijen. Deze nota dateert van 2015 en een actualisatie is onderhanden. In voorbereiding op de actualisatie wordt het beeld van de commissie P&C opgehaald voor wat betreft de behandeling van de Planning & Controle van verbonden partijen. Basis voor dit gesprek is voorliggende memo waarin de commissie P&C nader wordt geïnformeerd het construct van verbonden partijen en de daaruit volgende P&C-producten.

(Gasten: coördinator jaarrekening & begroting en Hoofd expertise team Financiën)

Toelichting:
De afgelopen jaren is gebleken dat het, mede als gevolg van voorgeschreven (wettelijke) termijnen en te hanteren peildata, voor Planning & Control-documenten niet altijd haalbaar is om aan de vastgestelde aanleverdata van de stukkenstroom te voldoen. In dergelijke situaties is bij voorgaande P&C-documenten door middel van afzonderlijke notities toestemming gevraagd en gekregen van de Procedurecommissie voor de betreffende afwijkingen. Gezien deze afwijkingen een structureel karakter hebben, wordt voorgesteld de planning van de stukkenstroom van P&C-producten structureel te wijzigen. Dit is een verzoek voor de procedurecommissie van 25 maart, echter gezien de rol van de commissie Planning & Control ligt raadpleging van de commissie in de rede voorafgaand aan de procedurecommissie. 
 

Toelichting:
In haar eerste vergadering op 13 oktober 2023 heeft de commissie P&C zich uitgesproken over deelnemers en gasten van de commissie. De commissie P&C wisselt van gedachte over de wijze waarop hier invulling aan wordt gegeven.

a. Statenbesluit - Instellen Commissie Planning & Control – Herijking Planning & Control-cyclus en opdrachtgeverschap accountant

b. Amendement-G-CDA-Instellen-commissie-P-C-cyclus-1.pdf (flevoland.nl)

c. Instellingsbesluit commissie Planning & Control